De Base-X Projecten module voorziet in het beheren van complexe werkzaamheden op het gebied van projectacquisitie, -voorbereiding, -calculatie, -planning, -uitvoering en -afsluiting.

Dossiers

In de acquisitiefase van het project wordt alle relevante informatie verzameld in een of meerdere gekoppelde projectdossiers, waaronder:

• Object en budget
• Scoringskans
• Zoekbegrippen
• Actielogboek
• Kostenplaats(en) (Acquisitiekosten, etc)
• Concurenten
• Contacten (Architect, Principaal, etc.)
• Verantwoordelijke (Verkoper, Accountmanager, Engineer, etc.)

Met dossiers is het mogelijk in een zeer vroeg stadium gegevens over een mogelijke projectopdracht in het systeem vast te leggen. Alle correspondentie, gemaakte afspraken, followup-acties en verstuurde offertes kunnen in het dossier worden vastgelegd, zodat voor een ieder inzichtelijk is wat wanneer besproken is en welke afspraken gemaakt zijn.

Het actielogboek geeft op chronologische wijze alle dossierrelevante acties weer vanaf het moment dat het dossier is ingevoerd tot en met het moment dat het dossier tot project is omgezet of is geannuleerd.

Projecten

In de Base-X projectenmodule kunnen alle gegevens betreffende de planning en uitvoering van het project worden geadministreerd. Naast de algemene projectgegevens zoals debiteur, adres, betalingsgegevens, documenten en correspondentie, biedt Base-X de mogelijkheid om zeer gedetailleerd het project te budgetteren in kosten en opbrengsten. Projecten worden in Base-X onderverdeeld in projectonderdelen. Per projectonderdeel worden de start en einddatum bepaald en worden benodigde materialen, resources en mensen gereserveerd. Meer- en minderwerk kunnen in Base-X worden vastgelegd en separaat gebudgetteerd.

Controlling

Bij het voeren van een projectadministratie maakt goede controlling het verschil tussen een winstgevend of verliesmakend project. Base-X biedt uitgebreide functionaliteit om in alle stadia van het project gemaakte kosten te vergelijken met gebudgetteerde kosten. Door middel van de projectvoortgang en "cost to come" is in het projectcontrolling scherm per project of deelproject in een oogopslag inzichtelijk in welk stadium het project zich bevindt, hoeveel gefactureerd is en nog moet worden en of de gemaakte kosten overeenkomen met de gebudgetteerde kosten. Zo kan de projectleider direct ingrijpen als het budget of de planning overschreden dreigen te worden.

Vanwege beperkte ruimte is het onderstaand scherm niet volledig uitvergroot.

Projectafsluiting

In Base-X worden alle kosten en opbrengsten die tijdens de duur van het project worden geboekt, bijgehouden in de project "werk onder handen" administratie. Bij het financieel afsluiten van het project kunnen deze kosten en opbrengsten door middel van een projectafsluitschema worden omgezet naar een journaalpost in Base-X financieel module of een ander financieel pakket.

Soms zijn bij het financieel sluiten van een project nog niet alle kosten gemaakt of dienen de laatste termijnfacturen nog te worden verstuurd. Om dit mogelijk te maken biedt Base-X de mogelijkheid om bij het af te sluiten project reserveringsregels aan te maken. Bij het afsluiten van het project worden deze reserveringsregels financieel verwerkt en wordt automatisch een reserveringsproject aangemaakt.