De module Service Management loopt als een rode draad door alle modules van Base-X. Of het nu gaat om preventief onderhoud waarbij door middel van (normtijd)berekeningen en vastgestelde serviceperiodes het onderhoud wordt afgehandeld, om ad-hoc service (storingsmeldingen), of om serviceverlening die tot stand is gekomen na verkoop; binnen het Base-X systeem wordt alles geïntegreerd verwerkt.

Servicelocaties en equipment

De Base-X servicemanagement module biedt de mogelijkheid alle servicelocaties en serviceapparaten gedetailleerd te registreren. Dit kunnen zowel externe locaties en equipments zijn (customer service) maar ook interne (plant maintenance).

Door middel van de merk en type tabel worden apparaat specifieke service parameters vastgelegd. Equipments van hetzelfde merk en type krijgen hierdoor automatisch de juiste serviceinstellingen.

Per locatie en equipment wordt via het servicelogboek exact bijgehouden wat wanneer gebeurd is en door wie het is uitgevoerd. Hierdoor is per locatie maar ook per equipment gedurende de levensduur van het apparaat een uitgebreide servicehistorie voorhanden. Het onderstaande objectresultaat geeft een totaal beeld per locatie en equipment in de structuur van het object met alle kosten en opbrengsten.

Preventief onderhoud

Met de Base-X servicemodule is het mogelijk om voor servicelocaties en equipments onderhoudsplannen op te stellen zodat automatisch orders gegenereerd worden voor preventief onderhoud. In het onderhoudsplan kan zeer gedetailleerd worden vastgelegd wanneer, door wie en welke werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. Door middel van voorgedefinieerde werkplannen wordt het mogelijk om zeer complexe werkzaamheden (meerjaren onderhoudscycli) op een eenvoudige wijze in het onderhoudsplan op te nemen zodat bij elke onderhoudsbeurt per equipment de juiste werkzaamheden worden voorgesteld en daarbij de materiaal- en resource behoefte is afgestemd.

Door vooraf de juiste materialen en resources te reserveren heeft de servicemonteur alle benodigde materialen beschikbaar als hij aan de order gaat beginnen.

De uitgebreide planningsfunctionaliteit binnen Base-X biedt de mogelijkheid zowel lange termijn als korte termijn planningen te maken op basis van beschikbare capaciteit en geografische kenmerken.

Geïntegreerde verwerking

Verkoop, Partner Management, Projecten en Activa zijn modules die naadloos aansluiten op de
BASE-X servicemanagement module. Hierdoor wordt de planning, uitvoering, logistiek, eventuele facturering of financiële afhandeling in de vorm van het belasten van de betreffende kostenplaats of activa, geïntegreerd verwerkt.

Mobiele dataverwerking

Administratieve afhandelingen door servicetechnici kunnen in de Base-X servicemanagement module worden verwerkt met alle voorkomende mobiele middelen (handterminal, laptop etc). Werkopdrachten kunnen mobiel worden doorgegeven aan de servicetechnicus, terwijl deze ook de verrichte werkzaamheden kan terugmelden. Dit verkort het tijdspad van uitgevoerde service tot en met de factuur of financiële verwerking.

Aangezien via mobiele dataverwerking het logistieke traject sneller is afgehandeld, wordt het bevoorraden van de servicetechnici automatisch geïnitieerd met als gevolg dat de servicetechnici altijd zijn voorzien van voldoende en juiste materialen.

Financiele verwerking

Base-X biedt uitgebreide mogelijkheden wat betreft de financiële verwerking van serviceorders. Door middel van een "werk onder handen" administratie kunnen alle kosten en opbrengsten per serviceorder verzameld en inzichtelijk gemaakt worden.

Zo is het mogelijk elke serviceorder afzonderlijk te beoordelen op het behaalde resultaat.