De module Base-X Inkoop is ontworpen in combinatie met Base-X Logistiek om een complete oplossing te bieden voor het volledige inkooptraject, inclusief behoeftebepaling, bestelopdracht, goederenontvangst, keuring, facturering en leverancierbetaling. 

Inkooporders

In Base-X kunnen inkooporders automatisch worden gegenereerd vanuit de (MRP) of handmatig worden aangemaakt.

Een artikel kan bij verschillende leveranciers in verschillende eenheden met verschillende prijsstellingen worden ingekocht. Per leverancier kunnen meerdere inkoopadressen worden vastgelegd en gebruikt. Inkooporders kunnen desgewenst gekoppeld worden aan projecten en verkooporders (directe levering aan klant / projectadres).

Het is mogelijk inkooplimieten per inkoper in te stellen, waardoor inkooporders eerst dienen te worden gefiatteerd, alvorens deze kunnen worden omgezet in bestelopdrachten.

Gekoppeld aan een outputmanagementsysteem worden inkooporders en reclamaties via fax, email of B2B verstuurd naar de leverancier. De bestelopdracht wordt in de taal en valuta van de leverancier gegenereerd.

Door gebruik te maken van inkoopfilialen (inkoop tbv verkoop, inkoop tbv productie) binnen het Base-X materiaalmanagement en artikelleveranciersgegevens kan een scheiding aangebracht worden in de inkoopeenheden en de daarbij behorende prijsstelling.

Factuurcontrole

Met de Base-X factuurcontrole wordt de factuur van de leverancier vergeleken met de werkelijke ontvangsten. Verschillen die hieruit voortvloeien, kunnen worden geaccepteerd en automatisch worden geboekt of worden geweigerd. In beide gevallen heeft dit gevolgen voor de leveranciersevaluatie.

Een elektronisch gearchiveerde inkoopfactuur kan aan het Base-X systeem worden gekoppeld en indien gewenst direct worden bekeken.

Delivery Time Monitoring (DTM) & Leveranciersevaluatie

Door middel van DTM worden leveranciers herinnerd aan de afgesproken datum waarop geplande leveringen worden verwacht. Zo worden verschuivingen in geplande levertijden vroegtijdig gesignaleerd en verwerkt in Base-X.

Door het bijhouden van alle relevante informatie, zoals levertijdoverschrijding, tekorten en keuringsresultaten, kunnen leveranciers worden geëvalueerd.