De module Base-X Handel biedt volop kansen om verkoopprocessen te optimaliseren en omzet sneller te laten groeien.

Offertes

De Base-X offertemodule automatiseert het volledige offertetraject: vanaf aanvraag tot en de uiteindelijke offerte aan de klant. Door middel van vooraf gedefinieerde tekstblokken wordt de offerte snel opgebouwd. Naast het vastleggen van artikelregels is het ook mogelijk om alternatieve artikelen aan te geven, zodat de klant in de offerte keuze heeft uit verschillende alternatieven.

Offertes in Base-X kunnen in verschillende talen en met verschillende valuta opgemaakt worden. Indien de service-module van Base-X is aangesloten kunnen ook complexe offertes, bijvoorbeeld gecombineerde verkoop en serivce, worden gemaakt (zie onderstaande slides):

Door het vastleggen van offerteacties wordt via het workflow-management automatisch de juiste persoon geïnformeerd voor het ondernemen van follow-up acties. Zo worden afspraken niet vergeten en scoringskansen vergroot.

Na goedkeuring worden offertes omgezet in verkooporders. Een offerte die wordt afgewezen, kan met een annuleringsreden worden afgesloten. Op basis van deze annuleringsreden kunnen vervolgens analyses worden gemaakt met als doelstelling het offerterendement te verhogen.

Verkopen

De Base-X verkoopmodule maakt snel en eenvoudig verkooporders aan of zet offertes om naar verkooporders.

De verkoopadministratie is volledig gekoppeld met Base-X Logistiek, zodat bij het invoeren van een artikelregel direct een beschikbaarheidscontrole wordt uitgevoerd.

Artikelregels komen na het opslaan van de order in het Base-X reserveringssysteem (voorraadverloop) terecht, zodat indien nodig inkoopadviezen, productieadviezen of herbevoorradingsadviezen via de MRP gegenereerd kunnen worden. Naast invoer van artikelregels kunnen ook zogenaamde omzetregels ingevoerd worden. Dit zijn orderregels zonder vaste artikelomschrijving. Deze bijzondere regels kunnen eventueel logistiek verwerkt en gefactureerd worden.

Afhankelijk van de kredietlimiet van de klant kan een verkooporder geblokkeerd worden voor uitlevering. Een automatische berekening over de openstaande posten van de klant (Base-X Financieel) en alle openstaande orders bepaalt het maximale orderbedrag. Bij overschrijding van dit bedrag wordt de verkooporder automatisch geblokkeerd. Door middel van het workflow-management moet de verkooporder door de juiste persoon worden gefiatteerd alvorens deze geleverd kan worden.

Per klant wordt vastgelegd of een orderbevestiging noodzakelijk is en hoe deze naar de klant wordt gestuurd. Indien Base-X is gekoppeld met een outputmanagementsysteem kunnen orderbevestigingen direct vanuit het Base-X systeem via fax, email of B2B worden verstuurd.

Door het vastleggen van verkoopbudgetten per verkoper wordt snel en eenvoudig inzichtelijk gemaakt of targets gehaald worden.

Artikelen (verkoop)

Met Base-X artikelbeheer worden op inzichtelijke wijze artikelen per productcategorie vastgelegd. De basisgegevens van een artikel worden op groepsniveau aangemaakt, zodat verschillende bedrijven dezelfde stamgegevens kunnen gebruiken. Vervolgens kunnen op bedrijfs- of filiaalniveau de artikelstamgegevens specifiek worden uitgebreid. ....meer hierover in Base-X Logistiek

Prijsmanagement

Prijsmanagement in Base-X maakt het mogelijk prijsstellingen (prijsprocedures) per verkoopordersoort vast te leggen. Klantspecifieke verkoopprijzen, staffelkortingen of opslagen op basis van vrij definieerbare kenmerken; elke denkbare prijsopbouw is mogelijk.

Verder is mogelijk op eenvoudige wijze complexe prijslijsten per klant of klantengroep te exporteren naar MS Excel, om deze van daaruit direct naar de klant te sturen.

Leveringen

Op basis van de uitleverdatum van de verkooporders worden automatisch leveringen aangemaakt. Een levering is een verzameling van een of meerdere orderregels uit een of meerdere verkooporders die gelijktijdig aan de klant geleverd kunnen worden. Meerdere verkooporders kunnen dus gelijktijdig geleverd worden. Dit bespaart tijd en kosten. Op basis van de levering worden magazijnacties voorbereid en kan het transport worden gepland ....meer hierover in Base-X Logistiek

Factureren

Het generen van facturen is in Base-X een volautomatisch proces. Afhankelijk van de factuursoort kunnen prijzen geactualiseerd worden (bijvoorbeeld bij dagprijzen) en wordt de printlay-out bepaald.

Facturen worden in een batchproces gegenereerd per klant per order, of indien gewenst verzameld per klant, per termijn, per factuurbedrag of per orderkenmerk.

Van de gemaakte facturen worden journaalposten gegenereerd die worden geëxporteerd naar Base-X financieel of elk ander financieel pakket.

Verkooprapportage

Base-X beschikt over een grote verscheidenheid aan voorgedefinieerde rapporten en flexibele rapportagehulpmiddelen, die een optimaal overzicht over het verkoopproces ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld middels het in 1 oogopslag bekijken van het verkoopresultaat, waarbij er vele selectiemogelijkheden zijn.